Blue Flower

Bewaarplicht administratie en bewaartermijn

In Nederland gelden duidelijke regels ten aanzien van de bewaarplicht en bewaartermijn. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij duidelijkheid en als de algemene regels in een bepaalde situatie niet meteen de gewenste duidelijkheid geven dan is er altijd overleg mogelijk met de fiscus. Dan kunnen er afspraken op maat gemaakt worden, zodat zowel de ondernemer als de Belastingdienst weten wat er binnen de context van de bedrijfsvoering en onderneming over en weer wordt verwacht en moet gebeuren.

 

De basisregel is dat een boekhouding en alle onderliggende stukken tenminste 7 jaar worden bewaard.

 

Bij onderliggende stukken moet u bijvoorbeeld denken aan:

  • offertes, ook als opdrachten niet doorgaan
  • contracten en overeenkomsten
  • investeringsbegroting
  • liquiditeitsbegroting en -overzichten
  • BTW-administratie
  • Loonadministratie
  • urenadministratie als u bijvoorbeeld werkt als zzp'er (agenda)
  • bankafschriften (digitaal)
  • al uw inkoop- en verkoopfacturen
  • juridische documenten
  • alle correspondentie met de Belastingdienst
  • jaarrekeningen
  • voorraadadministratie, etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Omdat er steeds meer digitaal gaat denk bijvoorbeeld aan Whatsapp, Email, Messenger, Skype, Google/Apple agenda en mail is het ook belangrijk deze goed in een backup op te slaan.

Zij digitale gegevens per ongeluk verwijdert of door een systeemcrash verdwenen, dan  heb je niet voldaan aan de wettelijke bewaarplicht!

 

Wij maken steeds vaker mee dat de inspecteur om bewijs vraagt door opvragen van de digitale agenda etc. Mocht je deze niet kunnen aanleveren om wat voor reden dan ook dan heb je omkering van bewijslast!

 

TIP: backup heel zorgvuldig en verwijder geen oude digitale gegevens (veel gratis systemen doen dit wel en automatisch)

FacebookTwitterGoogle BookmarksLinkedin